In der frühen Projektphase kurz nach der Entscheidung für die Projektaufnahme wird das Fundament für ein Projekt gelegt. Die passende und vollständige Auslegung dieses Fundaments hat für den Projekterfolg eine maßgebliche Bedeutung. Beim Projekt Setup unterstütze ich den Solution Manager bzw. Projektleiter und bringe für Sie dabei meine guten und schlechten Erfahrungen aus zahlreichen Projekten ein, so dass Fehler vermieden und Erfolge auf Ihr Projekt übertragen werden.

Beim Project Setup werden die Kosten gering gehalten. Der im Projekt entstehende Aufwand und Komplexitätsgrad wird früh erkannt und kann so im besten agilen Sinn jederzeit auf den Prüfstand gestellt werden. Notwendige Ressourcen und Projektstrukturen werden nach und nach erst dann eingebunden, wenn sie benötigt werden. Im Verlauf des Project Setup wird mit der Entwicklung des Grundsystems bereits Wertschöpfung auf höchstem Erfahrungslevel erbracht. Das Project Setup legt durch den Einsatz von High-Level-Skills ein sauberes strategisches Fundament für die Implementierung von fachlichen Anforderungen.

Bestandteile des Project Setup

Für das Project Setup biete ich Ihnen folgende Leistungen an:

• Check der Projekt-Voraussetzungen aus der Portfolio-Ebene oder einem SOW/Auftrag
• Auswahl der Projektmethode
• Entwurf der Projektstruktur
• Mitwirkung bei Definition und Beschaffung von Projekt-Hardware, Räumlichkeiten und IT-Ressourcen
• Mitwirkung bei der Besetzung des Kernteams
• Mitwirkung bei der Definition und dem Setup der Projekt-Systemlandschaft
  • Setup des Projekt-Management-Tools mit
    • Abbildung der Projektvorgaben aus der Portfolio-Ebene
    • Einrichtung der User
    • Einrichtung von Workflows
  • Setup der Dokumentenverwaltung/Wiki
    • Dokumentation von Abläufen, Systemen und Lösungen
  • Setup der Kommunikationstools
  • Setup der System-Instanzen
  • Setup weiterer projektspezifischer Tools
  • Beschaffung von Zugängen, Berechtigungen und Lizenzen
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Betreiberkonzepts
• Mitwirkung bei der System-/Lösungsarchitektur
  • Aufnahme der strategischen Ziele
  • Definition der High-Level-Zielprozesse
  • Mitwirkung bei der Ermittlung von technischen und fachlichen Schnittstellen
  • Entwicklung eines Grundsystems, auf dem Programme aufsetzen können
    • Grobkonzept
    • Feinkonzept
    • IT-Konzept
    • Implementierung
• Mitwirkung bei der Budgetierung von Anforderungsbestandteilen aus der Portfolio-Ebene bis auf Team-Ebene
• Mitwirkung bei der RoI-Analyse mit Berechnung eines Break-Even
• Mitwirkung bei der Zusammensetzung und Dimensionierung von Steuerungsteams, Programmen und Entwicklungsteams
• Definition von Regel-Events für das Alignment
• Definition der Readiness-Kriterien für Anforderungen aus den Fachbereichen
• Definition der Test-Abläufe
• Definition der Review-Abläufe
• Definition der Projekt-Dokumentation
• Vorbereitung von Kontrollinstrumenten
• Organisation und Mitwirkung bei den Projekt-Kickoff-Veranstaltungen
  • auf Large Solution Ebene
  • auf Programm Ebene
  • auf Team Ebene

Bedarf

Wenn Sie sich vor dieser Aufstellung möglicher Leistungen gefragt haben, was denn da schon viel zu tun sei, dann ist Ihnen nach der Durchsicht möglicherweise klar geworden, dass da doch einiges zu tun ist. All diese Aufgaben fallen einem Projektteam in der Anfangsphase auf die Füße und verzögern dadurch den Projektverlauf. Viele Projekte beginnen mit versäumten Meilensteinen, fachlichen, methodischen sowie organisatorischen Fehlstarts und anschließendem Neuaufbau mit den zu spät erkannten Anpassungsnotwendigkeiten – während bereits Kosten für Personal, Infrastruktur usw. voll auf das Budget durchschlagen. Mit einem professionellen Project Setup gehen Steuerungs- und Entwicklungsteams bestens vorbereitet ins Rennen und ermöglichen dem Projekt damit die erwartete Effizienz. Alle Teams sind mit Abschluss des KickOff produktiv und können die vorbereitete Infrastruktur ab der ersten Minute operativ nutzen.

Begleitendes Agile Coaching

Das Project Setup sollte auf jeden Fall durch ein Agiles Coaching und Training des Kernteams begleitet werden, weil ein Kernteam in der Folge Steuerungsteams der Programme und Entwicklungsteams maßgeblich beeinflussen wird.

Dauer

Ein Project Setup kann, wie in der Agilität üblich, zeitlich schwer bis nicht eingeschätzt werden. Die Aufgaben werden jedoch schnellstmöglich umgesetzt. Ein entscheidender Faktor ist dabei die kurzfristige Verfügbarkeit der beim Setup benötigten Ressourcen. Das Positive am Project Setup ist aber immer, dass die dabei auflaufenden Kosten das Projekt-Budget im Vergleich zu den entstehenden Kosten bei voller Projektstärke nur minimal belasten.